UpShare.dk - Evolving Your Business

Microsoft SharePoint Online


Microsoft SharePoint Online


Hvad er SharePoint online

Microsoft SharePoint Online er en samling af sky- og webbaserede teknologier, der gør det nemt at gemme, dele og administrere digital information i din organisation.
Med SharePoint får du adgang til et utrolig stærkt værktøj til håndtering af alle dokumenter i virksomheden, og samtidig mulighed for at håndtere processer som ellers tidligere skulle håndteres i hånden.

Microsoft SharePoint Online i Office 365 giver folk mulighed for at dele og arbejde sammen, informere og engagere andre på tværs af virksomheden, transformere forretningsprocesser og udnytte kollektiv viden. Derudover giver SharePoint funktioner til at beskytte og administrere data og til at oprette tilpassede løsninger. 

SharePoint gør det let og enkelt at skabe perfekte rammer for samarbejde på tværs af virksomheden men også mod eksterne aktører. SharePoint hænger også uløseligt sammen med Teams som kort fortalt handler om at gøre samarbejde endnu lettere i virksomheden. Læs mere om Teams lige her.


10 bedst funktioner i SharePoint

SharePoint er det bedste værktøj til dokument håndtering og samarbejde på tværs af din virksomhed udviklet af Microsoft.  Det er basalt set et intranet, indholdsstyringssystem som bruges til interne formål der hjælper til at samle virksomheden men også drastisk forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger via let deling af dokumenter men også yderligere ved at tilkoble Microsoft Teams

Nu er det ikke længere kun store virksomheder der kan drage stor nytte af SharePoint, men også små virksomheder kan få meget ud af dokumenthåndteringen og spare tid og penge på gamle filservere. 

SharePoint’s kerne funktionaliteter er
a) At gemme dokumenter i et mere effektivt format end et almindeligt mappesystem og
b) samle en organisation så alle modtager kritiske oplysninger der er relavante for dem
c) samt højere sikkerhed så dokumenter kun kan ses af relevante personer

Her er 10 funktionaliteter som SharePoint excellerer i 

1. Upload filer til dit SharePoint Dokument bibliotek og derved tilgå dem fra alle steder og enheder

Du kan let trække filer fra din computer over i dokumentbiblioteket i SharePoint online. Her er det let og enkelt at få filer ud i skyen, og skulle du have brug for at migrere store mængder af data fra et eksisterende netværksdrev gøres det let med microsoft migration tool.

2. Åben et dokument i et dokumentbibliotek

Klik på et dokument for at åbne det, enten i Office online versionen eller i det lokalt installerede Word program. I SharePoint online kan du se preview af filer og derved let finde frem til det rigtige dokument.

3. Samarbejde med andre i det samme dokument, samtidigt

I et dokumentbibliotek klikker du på det dokument du vil arbejde i, når det åbner i Office online kan du herefter se det antal samtidige personer som arbejder i dokumentet i øverste højre hjørne.

4. Del dokumenter

Det er let at dele dokumenter i SharePoint med både med eksterne og kollegaer, klik på de tre prikker () for at åbne menuen og klik på del. Her er det også let at sætte rettigheder op så virksomheden let kan styre om man må dele med eksterne. Hvis du deler et dokument med en person som ikke har rettigheder til at se det vil vedkommende få en besked om manglende adgang.

5. Del sider

Hvis du har Site owner rettigheder kan du også let dele sider, her klikker du på SharePoint eller Sites og vælger det site du ønsker at dele.

6. Lav et Team site

Hvis du bruger Office 365 kan du let oprette et SharePoint team side der samtidig opretter en Office 365 gruppe. Hvis du laver en Office 365 gruppe i outlook eller people får du automatisk et team site i SharePoint online.

Et team site i SharePoint online kan du bruge til samarbejde i virksomheden og herudover kan du let tilføje et Team efterfølgende hvorfra du kan chatte, ringe men også benytte f.eks. Microsoft Planner.

7. Tilføj en liste eller dokumentbibliotek til dit Team site

Du kan let tilføje lister og dokumentbiblioteker til SharePoint online ved at klikke ny inden fra siden, herefter kan du vælge hvilken type liste du ønsker at tilføje. Der findes en række standard lister men du kan også lave din egen fra bunden af.

8. Behold tidligere versioner af et dokument mens du laver ændringer til det

I SharePoint online kan du højreklikke på et dokument for at se versions historikken. Alt hvad I laver på et dokument i SharePoint online bliver gemt herinde, og du kan let gendanne tidligere versioner af et dokument herfra. Du kan også let se hvem har lavet tidligere version af et dokument og på den måde let finde tilbage til den version du har brug for.

9. Søg efter indhold, dokumenter...

Det har aldrig være lettere at finde indhold i SharePoint online end nu, du kan let fremsøge dokumenter og indhold og der søges også i indholdet i selve dokumentet. Alt indhold på SharePoint online kan fremsøges men selvfølgelig kun hvis du har rettighed til at se indholdet.

10. Del information med hele virksomheden, let og enkelt

I Office 365 og SharePoint online kan du let tilføje Yammer og derved skabe et område hvor alle medarbejdere på tværs af virksomheden får adgang til at kommunikere, et såkaldt FaceBook for virksomheden.

Der er også mulighed for at tilføje nyheder til SharePoint online og derfra dele spændende nyheder og information for alle i virksomheden.

SharePoint er et virksomhedsværktøj med utrolig mange muligheder, og designet med sikkerhed som central rolle i alt indhold som tilføjes til systemet. Hvis du ønsker at maksimere dit udbytte af Office 365 og SharePoint online så tag fat på os i dag, vi kommer gerne ud til et inspirations møde.




SharePoint online dokumenthåndtering og sikkerhed. Intet andet værktøj er så komplet.